Mobiltelefoner, standard och regelverk
Syfte
Syftet med denna lokala mobiltelefonpolicy är att bestämma en standard för de mobiltelefoner som får köpas in och användas inom Bruks Siwertell AB samt klargöra regelverket kring mobiltelefoni på företaget. Mobiltelefonpolicyn har utarbetats av lokal IT och fastställts av ledningen för Bruks Siwertell AB.
Allmänna regler
Telefonabonnemang och samtal som betalas av Bruks Siwertell AB ska användas för kommunikation i tjänsten. Samtal, SMS, MMS och datakommunikation ska i största utsträckning vara relaterade till arbetet och alla privata samtal, SMS, MMS, mm skall minimeras. Privata samtal kan komma att debiteras den anställde.
Mobilabonnemang, mobiltelefon och tillbehör som lämnats ut av Bruks Siwertell AB, är Bruks Siwertell AB´s egendom. Det innebär också att alla eventuella abonnemang som överlåtits till företaget av den anställde förblir företagets egendom vid eventuell avslutad anställning.
Beslutsprocess och kategorityp
Företagsmobilerna som berörs av denna policy är indelat i två kategorier, A eller B.
Beslut om vilken kategori varje anställd är berättigad till tas av närmsta chef tillsammans med
HR Director på Bruks Siwertell AB. Efter godkännande beställer IT avdelningen mobiltelefonen.
Vid byte av tjänst kan behovet (kategorityp) omprövas.
Kategori A:
Ersätter företagets gamla bordstelefoner och/eller bärbara telefoner. I kategori A kan man inte välja mobiltelefon.
- Mobiltelefon: Samsung Xcover 4s
- Användare är mestadels på kontoret
- Synkronisering med företagets mailserver tillåts
- Mobiltelefon får tas med hem efter arbetsdagens slut
I övrigt gäller samma regler som nämns i denna policy.
Kategori B:
Användare som reser mycket eller har andra företagsspecifika krav på mobiltelefonen.
Kan fritt välja mobiltelefon enligt urvalet under rubrik 4, nedan.
Mobilstandard
En lista över godkända mobiltelefonmodeller fastställs och underhålls av Bruks Siwertell AB.
Alla modeller stödjer tal, SMS, MMS, Mail synk med företagsmail och andra standardfunktioner. Inköp och konfiguration av företagsmobiler hanteras av IT avdelningen.
Urval av mobiltelefoner
Samsung Galaxy A52s iPhone SE
Dual SIM + SD kort Dual SIM (e-SIM+nano SIM)
Samsung Galaxy Xcover 4s
Dual SIM
Headset till mobiltelefoner
Som tillägg till de trådbundna headset som ofta levereras med mobiltelefonerna, finns, för de som behöver, ett antal bra och prisvärda Bluetooth headset. Kontakta IT avdelningen i Bjuv för mer information om vilka modeller som finns att tillgå.
Skydd till mobiltelefoner
IT avdelningen köper in och levererar mobiltelefonen med ett skyddsskal och skyddsglas för att skydda mot yttre påverkan och öka livslängden på mobiltelefonen.
När det finns att tillgå kan användaren välja mellan ett skal eller ett flipfodral/plånboksfodral.
Det är inte tillåtet att använda telefonen utan detta skyddsskal.
Synkronisering; e-post, kontakter, kalender
Företagets mobiltelefoner konfigureras för att synkroniseras med Office 365 (Outlook). Synkroniseringen i mobilens Outlook app ställs in av kontorets IT-personal, kan även göras av användaren själv.
Datatrafik
Eventuell kostnad för datatrafik över mobilnätet för att synkronisera telefonerna med O365 tillkommer. Användandet av smarta mobiler innebär ofta att den mobila datatrafiken ökar och därmed kostnaden genom Internetsurfande, nerladdning av appar, uppdatering av appar, synkronisering med Outlook, mm.
Det är viktigt att väga kostnaderna mot affärsnyttan om synkronisering via mobilnätet skall tillåtas.
Använd WiFi så långt det är möjligt i stället för att utnyttja mobilnätet och mobildata!
(Se punkt 11 för tips)
Datatrafik inom EU
Så länge mobilen befinner sig inom EU gäller samma taxa för datatrafik. Inom Eu är det alltså inte någon risk att datatrafikkostnaderna skenar iväg vid tex synkronisering med Outlook.
Datatrafik i utlandet
Kontakta ALLTID IT/Bjuv i god tid innan utresa för att få hjälp att göra rätt för att minimera datakostnaden utanför EU.
Vid resor utanför Europa måste användaren kontrollera att ”mobildata” är avstängt. Detta för att hålla kostnaden för datatrafik så låg som möjligt.
Kostnaden för datatrafik varierar kraftigt från land till land och kan snabbt bli en mycket stor kostnad vid utlandsresor.
Vi har ett antal TRE-Världen abonnemang att låna med sig vid tjänsteresor som täcker in ca 50 länder och 100GB data i utlandet per 30 dagars period, kontakta IT i god tid innan resa för mer info.
Använd mobildata (utanför EU-land) enbart när behov föreligger.
Använd WiFi så långt det är möjligt i stället för att utnyttja mobilnätet och mobildata!
(Se punkt 11 för tips.)
Spärrtjänst för datatrafik
En spärrtjänst som införts genom en EU-reglering innebär att mobilsurfen stängs när en kostnad för förbrukad datatrafik på 50€ per abonnemang uppnåtts. Användaren får då ett SMS från nr 4466 om att man har förbrukat 85% och sedan ett nytt om att gränsen är uppnådd.
Användaren har möjligheten att öka gränsen med 50€ per tillfälle enligt följande instruktion:
- Gå in i Telavox appen.
- Klicka på Inställningar
- Klicka på Mobildata
- Klicka på ”Återställ data”
För att kunna hålla koll på företagets kostnader är det endast tillåtet att öka med 50€ per tillfälle. Tänk på att utlandssurf kan bli väldigt dyrt, tex kan aktiva appar i telefonen uppdateras.
Spärren på datatrafik får under inga omständigheter avaktiveras.
Siwertell WiFi
För företagsmobiler finns ett dedikerat WiFi nät ” Siwertell_mobile ” som får användas för företagets mobiler. Kontakta IT avdelningen för att erhålla inloggningsuppgifter.
Gäster får inte använda Siwertell_mobile WiFi nätet.
Mobiltjänster
Molntjänster
För att minimera risken att företagsrelaterade data hamnar utanför Bruks Siwertell’s kontroll och eventuellt i orätta händer, så är aktivering av molntjänster som standard INTE tillåtet.
Detta gäller alla typer av molntjänster som inte är godkända av Bruks Siwertell. Kontrollera med lokal IT-support vad som gäller och vilka molntjänster som är godkända om du är osäker.
Betaltjänster
Det är absolut förbjudet att för privat bruk köpa betaltjänster med företagets mobiler. Exempel på betaltjänster är; annonser, prenumerationer, spel, nöjen, gåvor eller donationer.
Betaltjänster som faktureras företaget och inte är företagsrelaterat kommer debiteras den anställde (utifrån fakturaspecifikationen).
Hela kostnaden för dessa betaltjänster samt en administrationsavgift på förnärvarande 300kr kommer debiteras den anställde i form av ett löneavdrag.
Växel, mobilapp och VOIP
Växellösning
Företaget har en växellösning från Telavox. Växeln är gemensam med Bruks Siwertell Group.
Alla företagsmobiler skall ha appen Telavox installerad. Med hjälp av appen kan du bland annat hitta kontakter, sätta frånvaro samt ringa via VoIP, se punkt 9.2.
IP telefoni, VoIP (Voice over IP)
När man har tillgång till trådlöst nätverk (WiFi) rekommenderas att i första hand ringa samtal över internet, så kallat VoIP samtal (Voice over IP).
För att ringa ett VoIP samtal måste du välja detta i Telavox appen när du ringer ett samtal. Du får valet ”Ring med VoIP” när du ringer samtal via Telavox appen.
Det finns andra appar som utnyttjar internet för att ringa och skicka meddelande (i stället för vanliga samtal över telefonlinjer) Exempel på appar som är kostnadsfria och som får användas på företagets mobiler är Teams, Skype, Viber, WhatsApp, WeChat och Facetime.
Förlust av mobiltelefon
Det är av största vikt att man vid förlust av sin mobiltelefon så snabbt som möjligt kontaktar
IT avdelningen som då spärrar abonnemanget.
Tips, mobilsamtal och datatrafik
Nedan finns en del enkla tips för att hålla nere företagets data och samtalskostnader.
Uppringd i stället för ringa upp.
Det är mycket stor prisskillnad på att ringa från en mobil i utlandet jämfört med att ta emot ett samtal i utlandet.
Vi kan tillsammans reducera samtalskostnaderna mellan 50-70% genom att ändra vårt beteende och alltid ringa upp våra kollegor som är på tjänsteresa (om du som uppringare finns inom EU). Om du ringer till kontoret utanför EU, be om att bli uppringd!!
3G/4G Mobil Router
Med en 3G/4G router kan du med hjälp av ett lokalt SIM kort
(som du köper på plats i det land du befinner dig) bygga ett eget WiFi nät
som du sedan kan ansluta din mobiltelefon, dator, mm till. På så sätt kan du
enkelt utnyttja internet på alla dina enheter.
(Det går även att sätta ett sådant SIM kort som extra kort i de telefoner som stödjer två SIM kort.)
Kontakta lokal IT om du har behov av en 3G/4G router.
Lokalt SIM-kort i telefonen
Skall du vara länge på en site rekommenderar vi att du använder ett lokalt SIM-kort (som du köper på plats i det land du befinner dig).
Alla mobiltelefoner i urvalet stödjer dubbla SIM-kort, fördelen med detta är att du kan ha både företagsabonnemanget och ett lokalt SIM-kort i telefonen samtidigt. Du väljer sedan i telefonen vilket SIM-kort du vill använda vid samtal, sms, mm.